MyGEMA n’est pas un simple intranet de consultation : c’est le système nerveux administratif et pédagogique du Groupe Gema. Chaque étudiant inscrit à l’ESI Business School, l’IA School ou la Cyber Management School y centralise emploi du temps, documents officiels, suivi d’alternance et communication avec les équipes. Nous recommandons de le configurer correctement dès la première semaine pour éviter les rattrapages administratifs qui plombent un début d’année.
Authentification SSO et paramétrage initial de MyGEMA
Depuis la rentrée 2024, l’authentification unique via Microsoft 365 remplace progressivement les anciens identifiants dédiés. Concrètement, les identifiants institutionnels distribués lors de l’inscription servent à la fois pour la messagerie, les outils collaboratifs et l’accès à MyGEMA.
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Ce passage au SSO simplifie la gestion des mots de passe, mais impose une étape que beaucoup de nouveaux étudiants négligent : activer le compte Microsoft 365 avant de tenter la première connexion à MyGEMA. Sans cette activation, la plateforme renvoie une erreur d’authentification qui génère chaque année un pic de tickets au support informatique des campus.
Nous recommandons cette séquence pour le premier jour :
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- Activer le compte Microsoft 365 avec les identifiants reçus par mail, puis définir un mot de passe personnel conforme à la politique de sécurité du groupe (longueur minimale, caractères spéciaux).
- Se connecter à MyGEMA via le navigateur, vérifier que le profil étudiant affiche le bon campus, la bonne promotion et la bonne filière. Toute erreur doit être signalée immédiatement au service scolarité.
- Configurer les notifications mail et push pour ne pas rater les mises à jour d’emploi du temps, qui sont chargées sur la plateforme plusieurs semaines à l’avance.
Gestion de l’alternance sur MyGEMA : dépôt, validation et suivi tuteur
La fonction la moins documentée publiquement est aussi celle qui concerne la majorité des étudiants en cycle Bachelor 3 et Mastère. MyGEMA centralise désormais tout le workflow alternance : dépôt des conventions, validation par l’entreprise d’accueil, suivi des visites tuteur et remise des rapports.
Avant cette centralisation, les conventions circulaient par mail ou en format papier, avec des délais de signature parfois incompatibles avec les dates de début de contrat. Le passage au numérique via MyGEMA réduit ces frictions, à condition de respecter le circuit de validation dans l’ordre.
Circuit de validation des conventions d’alternance
Le dépôt de la convention se fait depuis l’onglet dédié dans MyGEMA. L’étudiant remplit les informations de l’entreprise, du tuteur et du calendrier d’alternance. Le document est ensuite transmis automatiquement au service des relations entreprises pour vérification.
Un point de blocage fréquent : les informations SIRET ou IDCC erronées retardent la validation. Nous conseillons de vérifier ces données directement auprès du service RH de l’entreprise avant le dépôt. Une convention rejetée pour erreur administrative repasse en fin de file d’attente.
Le suivi des visites tuteur fonctionne sur le même onglet. L’intervenant pédagogique y consigne ses observations après chaque visite en entreprise, et l’étudiant peut consulter les retours sans attendre un rendez-vous physique.
Module bien-être et signalement : une fonctionnalité méconnue de MyGEMA
MyGEMA intègre un module de signalement des situations sensibles (harcèlement, discrimination, difficultés psychosociales). Ce dispositif permet une remontée directe vers les référents bien-être et handicap du campus, sans passer par un intermédiaire administratif classique.
Ce volet répond au renforcement des obligations de protection des étudiants par les établissements d’enseignement supérieur privé. La démarche est confidentielle : seul le référent désigné reçoit le signalement, et l’étudiant peut suivre l’avancement de son dossier depuis son espace MyGEMA.
En pratique, le formulaire est accessible depuis le menu principal, mais sa visibilité reste faible pour un étudiant qui ne le cherche pas activement. Nous recommandons aux responsables de promotion de le mentionner systématiquement lors de la journée d’intégration.
Ressources pédagogiques et emploi du temps sur MyGEMA
L’onglet emploi du temps affiche les cours, matières, horaires et noms des intervenants. Les plannings sont chargés plusieurs semaines à l’avance, ce qui permet d’anticiper les périodes d’examen et les rendus de projets.
L’espace ressources administratives regroupe les éléments dont chaque étudiant a besoin au moins une fois par semestre :
- Le certificat de scolarité et l’attestation d’inscription, téléchargeables en PDF pour les démarches administratives (CAF, banque, mutuelle).
- Le règlement intérieur et le programme pédagogique de la filière, avec les coefficients et modalités d’évaluation.
- Les consignes détaillées des projets de groupe et des partiels, mises en ligne par les intervenants.
- Les coordonnées directes de chaque membre de l’équipe pédagogique et administrative du campus.
La bibliothèque digitale, accessible depuis le même espace, donne accès aux ressources documentaires nécessaires aux travaux de recherche. Le pôle carrières et relations entreprises y publie également les offres de stage et d’alternance.
Boîte mail intégrée et vie étudiante
La messagerie MyGEMA est le canal officiel de communication entre l’administration et les étudiants. Les notifications de changement d’emploi du temps, les convocations aux partiels et les informations de campus transitent exclusivement par cette boîte. Configurer une redirection vers une adresse personnelle dès le premier jour évite de passer à côté d’une information critique.
L’onglet vie étudiante recense les associations, événements et initiatives des campus. Pour un nouvel arrivant, c’est aussi le moyen le plus rapide d’identifier les interlocuteurs BDE et les activités disponibles sur son campus (Paris, Lyon ou Lille).
MyGEMA couvre la quasi-totalité des interactions entre un étudiant et le Groupe Gema. La clé d’une rentrée fluide tient à trois actions réalisées la première semaine : activer le SSO Microsoft 365, vérifier son profil étudiant et paramétrer les notifications. Le reste se déverrouille naturellement au fil du semestre, à condition d’avoir posé ces bases correctement.
