Comment préparer son entretien annuel ?

Si l’entretien annuel d’évaluation crée une certaine appréhension chez vous et que vous ne savez pas comment gérer ce rituel du début de l’année en affaires, suivez les (excellents) conseils de Marion de la Forest Divonne, coach et auteur du livre Réinventer votre vie professionnelle… quand c’est juste a commencé.

Asseyez-vous confortablement avec une boisson chaude, il y a beaucoup à dire !

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1 — Quel est le but d’une entrevue annuelle d’évaluation ?

Commençons par faire une petite distinction entre l’entretien annuel d’évaluation et l’entretien professionnel , qui est juridiquement contraignant pour tous les salariés, tous les deux ans, et qui devrait nous permettre de discuter des perspectives de développement professionnel de l’employé et de formation qui peuvent contribuer à cela.

La possibilité de réaliser des entretiens annuels d’évaluation axés sur les compétences et les performances des employés est bien prévue dans le Code du travail, mais ils sont facultatifs, à l’exception de certaines conventions collectives qui l’ont rendue obligatoire.

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Cependant, dans la plupart des entreprises, ces entrevues annuelles ont lieu et ont généralement lieu de janvier à avril. Dirigés par le superviseur direct, ils ont trois objectifs principaux :

  • Bilan de l’année écoulée
  • Évaluer le rendement et les compétences des employés par rapport aux objectifs énoncés ci-dessus
  • Définir de nouveaux objectifs pour l’année à venir

2 — Comment se préparer à l’entrevue annuelle d’évaluation ?

Même si vous êtes un fan de l’improvisation, Marion de la Forest Divonne vous conseille de prendre un peu de temps avant l’interview pour vous y préparer. Et ça tombe bien, puisque vous êtes généralement prévenu à l’avance de sa tenue…

Pour vous préparer, commencez par relire vos objectifs fixés lors de l’entretien annuel précédent ou au moment de votre embauche (en particulier par le biais de votre formulaire d’emploi). Demandez-vous si vous les avez frappés ou non, et pourquoi ? Quelles difficultés avez-vous rencontre ? Comment les avez-vous surmontés ?

Ensuite, listez tous vos succès de l’année (contrats gagnés, événements organisés, commentaires positifs des clients, etc.). Il est très important de pouvoir mettre en valeur votre travail pendant l’entrevue, je vais vous expliquer ci-dessous comment le faire.

Je vous conseille de suivre l’auto-évaluation de vos compétences , soit en vous appuyant sur la grille fournie par votre manager, soit en réfléchissant aux compétences que vous utilisez quotidiennement dans votre travail (ou que vous pourriez utiliser si vous les aviez…).

Enfin, il est temps de réfléchir sur vos besoins et vos désirs pour l’année à venir, afin de pouvoir formuler des demandes lors de votre entrevue. N’oubliez pas non plus de penser à votre projet professionnel et aux nouveaux objectifs que vous souhaitez vous fixer , cela vous permettra de les suggérer lors de l’entrevue.

3 — Quelle attitude devrait-on adopter au cours de l’entrevue annuelle d’évaluation ?

C’ est ça, avez -vous pris un peu de temps pour réfléchir et faire des listes discrètement sur votre ordinateur portable ou sur votre ordinateur ? Maintenant, il est temps de vous donner quelques conseils pour l’entrevue elle-même.

Essayez d’abord de voir l’entrevue annuelle, non pas comme un examen, mais plutôt comme un moment de révision et d’échange, qui peut servir de tremplin pour l’année qui vient.

L’ idée est donc de l’aborder avec une attitude détendue et constructive, de vous mettre dans une posture d’écoute, orientée vers des solutions plutôt que de se plaindre (même si parfois, franchement, nous aurions toutes les raisons du monde de pleurer).

« Il y a deux pièges à éviter lors de l’interview », explique Marion de la Forest Divonne. « La revendication (qui, bien que je n’aime pas faire des généralités, est une attitude moins commune chez les femmes) et l’excès de perfectionnisme qui peut conduire à l’autodévaluation (plus répandue). La bonne posture est de savoir reconnaître les choses que nous avons accomplies et de savoir comment être clairvoyant sur les domaines où nous pouvons nous améliorer. »

Et si vous avez un peu de difficulté à prendre du recul sur vous-même et votre travail, vous pouvez compter sur les commentaires que vous avez reçus au cours de l’est partie de vos collègues, gestionnaires, clients ou autres interlocuteurs.

Faites aussi attention à la façon dont vous présentez les choses afin de ne pas vous tirer seul dans le pied… L’idée n’est pas de mentir ou de noyer le poisson (vous le dites quand vous êtes fatigué des expressions pourries), mais de transformer les choses d’une manière positive.

Exemple : ne dites pas « Je n’ai pas été au sommet sur ce sujet » mais « J’aimerais améliorer dans ce domaine ».

Un peu comme lui

4 — Comment gérer les évaluations au cours de l’entrevue annuelle d’évaluation ?

Sauf si vous êtes vraiment l’employé de la décennie, il y a des chances que votre manager fasse des critiques négatives sur votre travail pendant l’entrevue (oui, je sais, nous disons « domaines d’amélioration » dans le langage de l’entreprise). Comme ce n’est pas nécessairement très agréable, surtout si vous ont un bon syndrome d’étudiant, voici quelques façons de le faire.

La première étape consiste àanticiper ces critiques lorsque vous faites votre auto-évaluation avant l’entrevue. Cela vous permet d’être prêt à y répondre et à proposer des solutions (formation, coaching, réorganisation du travail, etc.).

Ensuite, essayez de ne pas prendre la critique d’une manière personnelle, en vous disant que c’est la tâche de votre manager de vous aider à progresser dans votre travail. Eh bien, c’est plus ou moins facile à faire, parce que malheureusement il y a des gestionnaires qui font mal leur travail et qui ne savent pas comment formuler leurs critiques de manière constructive.

Si vous êtes dans ce cas, voici une stratégie en 4 étapes pour remettre un peu de constructivité dans l’interview, en prenant l’exemple d’une critique quelque peu vague du style : « vous n’êtes pas professionnel ».

  1. Reformuler la critique pour vous donner le temps de prendre le choc et de souffler >>> « Pensez-vous que je ne suis pas assez professionnel dans mon travail ?
  2. Demandez des exemples concrets et objectifs ou des faits pour mieux comprendre la critique (tout cela sans être défensif ou agressif) >>> » « Qu’est-ce qui vous fait dire cela ? Aimeriez-vous un exemple pour m’aider à mieux comprendre ?
  3. Si vous trouvez la critique justifiée et appuyée par des exemples, vous pouvez la reconnaître (sans m’excuser) >>> » « Je comprends, merci pour vos explications, je n’étais pas au courant de ce problème. » Si vous ne comprenez toujours pas la critique malgré les éléments mis en avant par votre patron, ou si cela vous semble injuste, regardez ce que Marion suggère un peu plus bas.
  4. Demandez des solutions pour vous améliorer. « Avez-vous des idées pour améliorer les choses ? Comment pensez-vous que je pourrais progresser ?  ».

« Face aux critiques, l’objectif est de trouver quelque chose de constructif et des moyens d’améliorer la situation », explique Marion de la Forest Divonne. Si l’on est surpris par la critique ou trouve il est difficile de comprendre ce qui le justifie (étape 3), c’est peut-être parce qu’il parle des besoins cachés de l’autre. Par exemple, si mon gestionnaire me reproche de ne pas être professionnel parce qu’il constate que je n’ai pas fait de mon mieux avec un client, quand j’ai l’impression d’avoir fait la bonne chose, je peux essayer de mieux comprendre ce qui le contrarie en faisant des hypothèses. « Quand tu me dis que je ne fais pas de mon mieux, est-ce parce que tu as peur que nous perdions ce client ? Nous revenons au début de la critique et reprenons quelque chose de plus constructif. »

5 — Comment mettez-vous en évidence vos réussites lors de l’entrevue annuelle d’évaluation ?

Normalement, le sujet de vos succès au cours de l’année écoulée devrait être abordé par votre gestionnaire au cours de l’entrevue. Mais si ce n’est pas le cas, n’hésitez pas à le mettre sur la table vous-même, c’est vraiment le moment idéal pour faire reconnaître votre travail (même si c’est une chose plus difficile à faire en général pour les Français que pour les Américains par exemple).

Si vous vous êtes bien préparé, vous devez avoir une liste de succès plus ou moins longue. Sélectionne le plus important d’entre eux (entre 1 et 3), et réfléchit pour chacun :

  • à l’objectif initial et à l’enjeu
  • derrière à ce que vous avez implémenté pour l’atteindre
  • les difficultés rencontrées et comment vous les avez surmontées
  • au résultat concret obtenu.

« Le dernier point est le plus important ! « Lorsque vous présentez vos succès à votre manager, vous devez lui donner des chiffres ou des faits pour attester de votre succès, ou si vous ne les avez pas, au moins des éléments qualitatifs, tels que des verbatims de commentaires clients ou de collègues, par exemple. »

Enfin, n’hésitez pas à faire preuve d’enthousiasme lorsque vous parlez de vos réussites et aussi à parler de projets en cours qui vont bien.

6 — Comment négocier une augmentation (ou d’autres astuces) lors de son entrevue d’évaluation annuelle ?

L’ entrevue annuelle d’évaluation est habituellement la moment parfait pour négocier des choses avec votre manager et faire des demandes (bien que vous puissiez bien sûr demander une entrevue à tout moment de l’année pour en parler).

Je ne vais pas détailler spécifiquement la question de la négociation salariale et de l’augmentation de la demande puisque j’ai déjà écrit un article à ce sujet, mais je vais vous donner une liste de toutes les choses que vous pouvez négocier lors d’une entrevue annuelle.

  • Une augmentation de salaire, une prime ou une prime
  • Mobilité géographique ou professionnelle
  • Un changement dans les missions ou de nouvelles responsabilités
  • Un aménagement du temps de travail
  • Un (ou plus) jours de télétravail
  • Formation, coaching
  • Sabbatique/sans solde
  • Avantages en nature (voiture d’affaires, etc.)
  • Une embauche en équipe (stagiaire, alternance, création d’emplois…)
  • Un changement dans l’environnement de travail ou d’organisation (nouveau bureau, nouveau matériel, logiciel, outil, etc.)
  • Un changement dans la relation avec le gestionnaire (ayant plus de points réguliers, plus rétroaction, etc.).

Une fois que vous avez identifié vos besoins/désirs, je vous conseille d’affiner vos arguments, de réfléchir au contexte de l’entreprise/service et d’anticiper les objections de votre manager.

« Plus nous sommes informés et précis sur ce que nous voulons, plus nous nous donnons de chances de l’obtenir », explique Marion de la Forest Divonne. Il est également très important d’identifier le besoin que ma demande veut satisfaire (et qui est bien sûr compris par mon manager, car cela a du sens derrière une demande qui pourrait éventuellement manquer à première vue ».

Et si vous voulez vraiment être ultra efficace dans la formulation de votre demande, le coach vous conseille d’utiliser une méthode en 4 étapes à partir de la communication non-violente.

  1. Constatation >>> « Je suis très souvent interrompu dans mon travail par mes collègues ».
  2. Sentiments >>> « Je suis frustré de ne pas pouvoir consacrer des gammes de concentration significative à mon fichiers ».
  3. Besoin >>> « J’ai besoin d’augmenter la productivité en ayant moins de stress externe ».
  4. Demandez >>> « Acceptez-vous de m’accorder une journée de télétravail par semaine pour pouvoir avancer tranquillement sur telle ou telle question importante ?
  5.  »

Enfin, n’oubliez pas de terminer votre candidature en vous interrogeant sur les prochaines étapes : « Quand pensez-vous pouvoir me donner une réponse sur ce point ? Pouvons-nous mettre un nouveau point dans un mois pour que vous me donniez votre décision ?  ». L’idée est de ne pas rester dans le flou artistique de votre demande à la fin de l’interview.

Et maintenant, avec tout cela, vous devriez être bien armé pour devenir une déesse de l’entrevue d’évaluation annuelle ! N’hésitez pas à partager vos propres conseils ou expériences dans les commentaires. Et s’il vous reste des questions, j’entends !